3.4.2制度规范3.4.2.1办公用品购置应遵循以下程序：各部门将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至行政人事部，行政人事部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。
1、目的：为规范办公区域的管理，维护正常的办公秩序，给员工创造一个文明、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，树立良好的企业形象，提高办公效率，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定本制度。
2、适用范围：本管理制度适用于公司全体办公室人员。
3、主要内容：
3.1职责履行
3.1.1行政人事部负责本制度的制订、监督、贯彻和执行。
3.1.2各部门负责人协助对部门员工履行状况的监督及管理。
3.1.3公司办公室人员应严格遵守本制度。
3.2文件管理
3.2.1管理要点
3.2.1.1文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3.2.1.2制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
3.2.1.3根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
3.2.2制度规范
3.2.2.1部门文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室文员负责执行。
3.2.2.2部门收到各类文件、传真等，由办公室文员签收并做好相应记录。
3.2.2.3办公室文员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表予以存档。
3.2.2.4其他各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，办公室文员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
3.2.2.5办公室各类收文应按时间、内容、部门、名称等进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
3.2.3文件管理流程
3.2.3.1内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印→传发→文件存档
3.2.3.2外部文件管理流程：外部收文→文件批阅→文件整理→文件存档
3.2.3.3借阅流程：提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档
3.3档案管理
3.3.1管理要点
3.3.1.1为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业；及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
3.3.1.2档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3.3.1.3根据各类资料性质、用途等进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
3.3.2制度规范
3.3.2.1应归档的文件、材料由办公室文员负责收集，份数齐全，包括附件等。
3.3.2.2所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3.3.2.3坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
3.3.2.4档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是公司职工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
3.3.2.5档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
3.3.2.6如各部门或职工个人需借阅相关档案资料，办公室文员应及时做好相应的记录。
3.3.3管理流程
根据文件、文书目录整理→排序→编制编目→存档。
3.4办公用品管理
3.4.1管理要点
3.4.1.1为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
3.4.1.2办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3.4.1.3办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
3.4.1.4办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
3.4.2制度规范
3.4.2.1办公用品购置应遵循以下程序：各部门将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至行政人事部，行政人事部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。
3.4.2.2办公室应对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、出入库时间等，做到账物相符。
3.4.2.3各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
3.4.2.4任何人不得私自挪用办公用品。
3.4.2.5办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。
3.4.2.6管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
3.4.3管理流程
填写《办公用品申购单》→审批→采购→入库登记→发放。
3.5日常事务管理制度
3.5.1接待管理
3.5.1.1来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
3.5.1.2以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格要求自己，做到言行、礼仪规范。
3.5.1.3接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
3.5.1.4接待流程：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理清洁。
3.5.2考勤管理
3.5.2.1所有员工要按时上下班，不迟到，不早退。
3.5.2.2所有员工迟到、早退，按公司《考勤管理制度》处理，同时该员工不享受当月全勤奖。
3.5.2.3忘记打卡或考勤机无法识别指纹的的员工，在忘记打卡或打不起指纹二天内必须填写《打卡异常表》并经相关人员签字后留行政人事部备案生效，否则，未办理或过期办理无效，每月考勤统计中出现既无指纹考勤记录，又无书面手续，门店又无考勤记录的人员，行政人事部将按缺勤处理。
3.5.3加班管理
3.5.3.1基本原则：公司鼓励员工在每天工作时间内完成本职工作，因员工私人原因延长工作时间不视为加班。员工确因工作需要加班，应当履行必须的申请手续，否则不视为加班。
3.5.3.2因公司工作需要安排休息时间加班的人员，加班工作时间按相关规定给予相应的加班工资或安排调休。
3.5.3.3享受加班工资的员工要事先提交加班申请，由行政人事部经理签字审核，经总经理批准同意，方可支付加班费。
3.5.4工作纪律
3.5.4.1以开朗的态度完成工作，积极合作实现公司经营理念并达成公司目标；
3.5.4.2主动诚实地完成工作，严格遵守团体生活所需的秩序、纪律；
3.5.4.3未经公司许可不得在上班时间进行集会等与业务无关的事务；
3.5.4.4未经公司同意，员工不得在工作时间或其它时间直接或间接通过他人代理从事谋取员工个人私利的工作或其他事务。员工不得利用职务便利谋取私利，事先未经公司同意，与特殊关系人（家属、亲戚等）或熟人进行直接或间接业务往来，或收取财物的行为，即使没有造成公司损失也按严重违反劳动纪律或者公司规章制度进行处理；
3.5.4.5未经公司允许，员工在任何情况下不得将公司经营、营业、相关技术情报或机密事项泄露给他人或为了自身及他人利益使用上述情报和机密事项；
3.5.4.6员工离职时，应及时返还公司保密情报、密码、硬盘、员工卡、钥匙等所有公司财产。员工保管的与公司活动相关的文件及记录都应视为公司财产；
3.5.4.7没有得到公司任命或委托的员工，不能代表公司发表言论或对第三者表明公司立场；
3.5.4.8员工不得为了自身利益以公司名义开设网页等网络领域，也不得发表其他有损公司形象的相关语言或文章。
3.5.4.9员工应以业务为目的，使用公司网络及电子邮件系统。员工不得于工作时间基于个人用途而使用公司网络及电子邮件系统，严格禁止员工浏览使用淫乱、游戏及其他影响工作的网页；
3.5.5办公室设备管理
3.5.5.1办公室内一切办公用品在使用过程中应秉持勤俭节约原则，杜绝出现浪费现象。
3.5.5.2对于电脑、相机等贵重办公物品一律实行专人专用、责任到人原则。
3.5.5.3办公室人员应爱护一切办公设备，时常保持办公设备的清洁，不能有意损坏办公设备，如发现有意损坏办公设备的应给予处罚和赔偿。
3.5.5.4所有办公物品应摆放整齐，每日下班后应关闭办公室总电源，以免造成不必要的资源浪费和设备损耗。
3.5.5.5办公室人员在下班时应自觉关掉自己所用的办公设备，每天值班人员应负责检查电器和灯的关闭情况。
3.5.6办公区域卫生管理】
3.5.6.1各部门办公室应每日打扫以保持干净整洁。
3.5.6.2总经理办公室、会议室、会所、公共区卫生由行政部负责安排清洁员打扫。
3.5.6.3办公室人员需要丢掉的东西应丢进办公垃圾篮里，要时常保持办公室清洁干净。
3.5.6.4办公楼的厕所应时常保持清洁，上完厕所后应进行冲厕，时常保持良好的素养。
3.6办公室5S管理规范
3.6.1整理
3.6.1.1对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”， 分类如下：
设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
‚空间：柜架、桌椅、储物架、储物箱等；
ƒ物品：个人用品等；
3.6.1.2依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》（见附表一）决定物品的“要”与“不要”；
3.6.1.3“不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或回收处理。
附表一：
必要品的使用频率和常用程度基准表
常用
程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用
丢弃/回收
中
在过去的6个月中只使用过一次的物品
集中存放（例如归档或存放在库房中）
一个月使用一次的物品
高
一周使用一次的物品
保存在办公桌或随身携带
每天都使用的物品
每小时都要使用的物品
3.6.2整顿
3.6.2.1个人办公区整顿：
桌面除文件、电脑、水杯、电话、文具外，不允许放其他物品；
‚文件夹竖直摆放，每个文件夹标注序号和文件名，以标识其分类及用途。序号和文件名要高低一致，字体、字号统一；
ƒ办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、便利贴、橡皮、计算器等，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；
④人离开半小时以上应将桌面收拾干净；
⑤靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；
⑥电脑置办公桌左前角，竖式主机置桌面下；
⑦桌下不得堆积杂物；
⑧外衣或手袋：请摆放在抽屉内，不得随意放在办公桌、座椅靠背上；
3.6.2.2办公室整顿：
办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件夹、电脑外无其他物品；
‚垃圾篓：罩塑料袋，置办公桌下右前角；
ƒ饮水机：放指定地点，不得随意移动；
④报刊：报架上报刊定期更新，阅读完后放入展架。
3.6.2.3文件、资料管理整顿：
每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要和不要的，必要的分类保存，不要的全部销毁；
‚每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一归档；
ƒ将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外机密类文件，根据应用情况分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快做回收处置；
④硬盘内的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，严禁个人删除硬盘内文件，必要时，由网管人员进行备份，并标识清晰存于档案室；同时形成纸质或办公软件等双储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，建议在软盘的标签上注明题目，把软盘分类。若有修改，修改后，要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样，保存在专用的文件夹里。
3.6.2.4清扫及清洁
公司办公楼配有专门的保洁人员，其清扫对象主要是办公室公共办公区域，个人办公区域由个人负责打扫。清扫标准见《办公室清扫标准》（附表二）。
附表二：
办公室清扫标准
对象
清扫标准要求
周期
清扫时间
个人
区域
桌面干净整洁、桌下无垃圾、无杂物遗落
4次/天
上下班前5分
办公设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
1次/周
周五16：55
3.6.2.5素养
(一) 仪容仪表
公司员工应保持发型的整齐，不剪理怪异发型。
‚男士头发、胡须勿过长，提倡男员工剪理短发，并应每日修面剃须。
ƒ女员工不宜披头散发、禁止浓妆艳抹。
④应保持口腔和身体卫生。
⑤员工举止要求文雅、礼貌、精神。
⑥员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。
(二) 着装规范
依据公司规定着装，穿着厂服、佩戴厂牌。
‚衣服及鞋袜应随时保持平整、清洁。
ƒ周六上班期间可穿便服，但须穿着大方得体，不宜穿吊带衣和超短装，不穿拖鞋。
