4．电子化账目应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。档案室应根据移交清册逐件验收，对不符合规定的应退还会计人员重新整理。3．档案管理员验收后将移交清册一份留存，一份盖章验收后退还移交人员保存。2．企业组织结构发生变化时，会计档案应随同部门的全部档案本移交指定的部门，并按规定办理交接手续。第13条会计档案保管年限会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起，具体内容见下表。
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（一）财务制度设计工作计划表序号 | 设计项目 | 设计负责人 | 计划开始时间 | 计划完成时间 | 实际完成时间 | 备注 | ||||||
年 | 月 | 日 | 年 | 月 | 日 | 年 | 月 | 日 | ||||
1 | 初步调查 | |||||||||||
2 | 纲要设计 | |||||||||||
3 | 财务政策设计 | |||||||||||
4 | 基本财务制度设计 | |||||||||||
5 | 财务管理体制设计 | |||||||||||
6 | 财务组织结构及岗位责任设计 | |||||||||||
会计档案管理制度
第1章 总则
第1条 目的
为了规范本企业会计档案的管理工作，确保会计资料的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的相关规定，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用了本企业会计资料的整理、归档、存储保管、查阅、销毁等相关事项。
第3条 管理职责
财务部设立专门的会计档案室，并指定会计档案管理员负责本企业的会计档案工作，包括会计资料的收集、整理、装订和管理。
第4条 会计档案管理范围
本公司会计档案，需包括以下6个方面的资料。
1．会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2．会计账簿：包括总分类账、明细账、日记账和其他辅助账簿。
3．财务报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书。
4．会计预算执行表、成本控制表、销售明细表。
5．会计事务所出具的审计报告、对银行的财务报表、对税务机关的财务报表及税务资料。
6．其他会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
第2章 会计档案的整理
第5条 整理要求
1．会计档案由财务部会计档案室档案管理员按照归档的要求整理立卷或装订成册。
2．对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。
第6条 会计凭证的整理
1．档案管理员应于每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册，每本厚度不得超过2厘米。
2．每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，并统一将左上角订成三角形，订牢不松。
3．每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰，结绳并加贴封纸，并盖妥装订人员骑缝名单。
4．装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。
第7条 会计账簿的整理
1．在财务年度终了后的次年2个月内，档案管理员应对各种账册进行整理、装订。
2．整理账簿时，应检查如下内容。
（1）所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面是否有颠倒、夹错、漏页现象。
（2）账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改处是否画红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样。
（3）年终封账是否画龙点睛，年末余额是否按规定结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。
3．账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。
4．电子化账目应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。
第8条 财务报表的整理
1．在办完年终决算的第二个月内，档案管理员应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。
2．各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。
3．档案管理员需分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，封底结绳对要加贴封纸，盖妥装订人员的骑缝名章。
第9条 其他会计资料的整理
1．档案管理员平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作。
2．根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。
第3章 会计档案的移交与保管
第10条 会计档案移交
1．企业的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案由财务部档案室编造清册在期满之后一个月内移交给会计档案室，不得自行封包保存。
2．会计人员将会计档案移交给档案室时，应造具一式两份移交清册，连同实物交档案室。档案室应根据移交清册逐件验收，对不符合规定的应退还会计人员重新整理。
3．档案管理员验收后将移交清册一份留存，一份盖章验收后退还移交人员保存。
4．对于所有电子化的会计档案，会计档案室应当保存打印出的纸质会计档案，并采用磁带、磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案。
第11条 归档
1．会计档案管理员对已存档的会计档案应根据档案管理的要求和档案密集（档案密集见附件）进行分类、编号、登记和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。
2．企业组织结构发生变化时，会计档案应随同部门的全部档案本移交指定的部门，并按规定办理交接手续。
第12条 会计档案保存要求
1．会计档案室应保持档案室内干燥整洁，防止档案的损坏，延长档案的使用寿命，维护档案安全。
2．档案管理员应做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。
第13条 会计档案保管年限
会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起，具体内容见下表。
会计档案保管年限一览表
分类 | 明细 | 年限 |
会计凭证 | 原始凭证、记账凭证、汇总凭证 | 15年 |
银行存款余额调节表和银行对账单 | 5年 | |
会计账簿类 | 日记账 | 15年 |
银行存款和现金日记账 | 25年 | |
明细账、总分类账、辅助账 | 15年 | |
固定资产报废清理后固定资产卡片及保管清单 | 5年 | |
财务报表类 | 主要财务指标报表和文字分析 | 3年 |
月、季度财务报表和文字分析 | 5年 | |
年度财务报表和文字分析 | 永久 | |
电算化会计档案 | 会计软件全套文档资料及会计软件程序，视同会计档案保管 | 软件停止使用或有重大更改后5年 |
其他类 | 会计档案保管清册及销毁清册 | 永久 |
主要财务会计文件、合同、协议 | 永久 |
第4章 会计档案的查阅
第14条 企业内部人员需调阅会计档案
1．调阅人必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅。
2．其中，机密级以上的档案经财务总监或总经理签字同意后，方可调阅。
3．申请单一式两联，一联查阅结束归回档案后退还调阅人，一联由档案管理员编号后留存装订。
第15条 审计、财税部门因审计和查账调阅会计档案
1．会计档案室应要求查阅部门出具审计或查账公文，并由企业接待部门填写“会计档案查阅申请单”，经财务部门负责人签章同意后，方可查阅。
2．机密级以上档案的调阅，须经财务总监和总经理批准。
第16条 公检法和行政监管部门调阅
1．公检法、工商等行政监管部门因相关案件需调阅会计档案时，会计档案管理室应要求其出具正式公文或介绍信，经企业法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”，经财务部负责人签章同意后，方可查阅。
2．查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。
第17条 外单位人员调阅档案
1．外单位人员调阅档案，需由财务部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。
2．向外单位提供档案时，须经财务总监签字批准，会计档案原则上不得借出。
第18条 查阅查阅规定
1．查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。
2．档案管理员对查阅完毕归还的档案应检察其完整性。
3．会计档案室需建立“查阅档案登记簿”，对内部和外部的查阅情况做好记录，以备查用。
第5章 会计档案的鉴定和销毁
第19条 会计档案的鉴定
1．每年年初，财务部与企业稽核部门对上一年度会计档案共同进行一次综合鉴定。
2．对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。
3．如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。
第20条 会计档案的销毁
1．经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并编写“会计档案销毁清册”，经财务部和稽核部门审核后按法定程序销毁。
2．会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。
第6章 附则
第21条 本制度未尽事宜，按照国家相关法律、法规执行。
第22条 本制度由财务部制定，由财务部负责解释。
第23条 本制度经总经办审议通过后生效。
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