有一家组织将体系文件分成五大类：制度、标准、程序、规范、作业指引。人们普遍认为，针对一级或二级条款的内容去建立程序文件，称为“二层文件”；针对二级、三级和四级条款的内容去编写作业指导书，称为“三层文件”。笔者认为，单个文件也不要超过二层展开，内容不超过三位数条款的展开，并从文件的结构上加以规定。国际标准对“文件”的定义是：信息及其载体。
前文讲到组织结构扁平化，本文谈谈“体系结构扁平化”。
有很多组织的体系很复杂，文件名称繁多。有一家组织将体系文件分成五大类：制度、标准、程序、规范、作业指引。然后再细分，见下表：
最高一级文件是制度，最低的是作业指引；作业指引细分后整个体系就有8级文件。实际上，笔者看到的文件还不止这些，如规则、规程、步骤、导则等，不知又属于哪一类。尽管这样，总比很多组织的文件零零碎碎、没有结构、没有系统的好。
还有一个组织是这种风格的：
这显然有点复杂了，如果是集团公司那就更复杂了。
体系结构实际上是各层文件之间的逻辑关系，是文件引用的框架，是将复杂的管理通过各层文件的纵向和横向引用进行延伸。文件之间除了通过引用关系形成系统外，还有两个意思：一是将长篇文件的部分内容分拆出一个子文件，使长文件变短；二是不想在同一个文件里与别的文件有重复的内容。如果组织不是使用专门软件或信息技术去解决这复杂的问题，为使体系结构扁平化，就要将文件分成两大类：管理类和技术类。文件引用时就要遵循以下的原则：
- 管理文件只能引用管理文件，不引用专业文件；
- 专业文件只能引用专业文件，不引用管理文件；
- 纵向引用不超过二层，横向引用不超过一层；
- 不引用上级文件；
- 不互为引用；
- 不引用通用性文件。
其实，很多组织都已经遵循着这些原则。如果违反了这些原则，体系就会变得非常复杂。引用文件时是在“点”上认知的，当大家都这样做的时候，系统上就必然导致交叉引用、重复引用，最担心的是重复的内容自相矛盾，这对体系维护和改善会带来极大的麻烦。体系最理想的状态就像一串葡萄，因为每一条径只能连接一颗葡萄，自成系统。它是自然形成的，遵循着“道”，当然是最学科合理、效率最高的，人为做到这点是非常困难的。当然，有些组织已经通过专门的软件轻而易举地解决了这个问题，并细化到磁力连接、段落链接、条款引用，就像我们玩手机那种体会。
此外，体系扁平化还有一个制约因素，就是组成体系的管理要素。要素展开时就生产层级，此时就要考虑管理要素的扁平化问题。体系的定义：一组相互关联和相互作用的要素。ISO9001和IATF16949由28个要素组成，卓越绩效评价标准由30个要素组成，据此所建立的体系分别就叫ISO9001体系、IATF16949体系、卓越绩效管理体系。要素下面展开的条款最多就是5位数条款（或叫四级展开），它们赋予了组织的先天基因。以下是卓越绩效评价体系其中两个要素展开的例子：
这“条款树”就是体系结构。国际标准是高人写的，其结构被认为最扁的。人们普遍认为，针对一级或二级条款的内容去建立程序文件，称为“二层文件”；针对二级、三级和四级条款的内容去编写作业指导书，称为“三层文件”。此时标准的卓越结构也赋予了组织体系卓越的结构，就无需自己去探索了。所以按国际标准去建立体系是最好的捷径。根据条款树建立的体系也形成了对应的“体系树”，例如：
下层文件是上层文件的展开，是按照国际标准条款的结构去展开的，并通过引用关系将他们连接起来，形成了一串葡萄，这就是人们熟悉的“体系金字塔”图：
二级文件大多为公司级文件，三级文件大多为部门级文件，这样既简单又好操作。上图表明体系从管理手册开始最好不超过三层展开。笔者认为，单个文件也不要超过二层展开（即只有一层引用），内容不超过三位数条款的展开，并从文件的结构上加以规定。例如：
以下是软件上的实例：
当标准条款之间存在顺序的逻辑关系时，采用过程方法去编写文件是当前倡导的方法，即将条款串连地融入实际作业流程中去，而不是逐个条款去写文件，这也是文件扁平化的有效方法。
国际标准对“文件”的定义是：信息及其载体。据此，文件属于信息的范畴，那么我们所讲的体系扁平化也属于信息体系扁平化的范畴。当应用了互联网技术后，文件的层次关系变得虚拟化了，文件之间的引用所占比例很少，取而代之的是关联条款、关联词、关联单元、关联模块等的连接，变为信息之间的引用。这已属于信息技术范畴的事，在互联网下便可将复杂的问题变简单，就会给体系建设带来全新的概念。
